项目管理软件中这6个小技巧帮助项目经理同时管理多个项目

在网上看到一个数据，只有15%的项目经理一次只需要负责一个项目，其他的项目经理都需要同时负责多个项目，甚至有15%的项目经理一次需要负责10个以上的项目。

我在工作中，也只有很少很少的时间里，是一次性只负责一个项目。

同时负责很多个项目会产生一些需要克服的困难，比如最明显的如何在不同的项目中分配自己的时间和精力，如何同时满足不同客户的不同需求，如何在不同项目之间分配资源，等等。

最近在网上看到一些文章关于如何同时管理多个项目的小技巧，选取了一些呼声最高的技巧在这里分享。

1 优化计划 (Planning Ahead)

管理项目离不开计划，同时管理多个项目更加离不开事前的计划。在项目的初期，规划项目的目标、确认项目职责与预期。关注在优化项目进度、资源配置，平滑资源分配。每周回顾、调整项目计划，在多项目下更加重要与实际。观察多项目之间是否存在依赖关系，调整项目计划。了解项目中那些是可以灵活调整多，在多项目管理的情境下更加重要。

计划你项目的时间，你团队的资源，也要计划自己的工作量。合理估算自己在每个项目上需要花的时间和工作量，合理接受和安排自己的工作，比如可以使用进度猫甘特图去规划和调整项目任务安排。

2 制定优先级 (Prioritize)

优先级存在与有限的资源与无限的项目需求中的矛盾。在多项目时更加如此。我们经常会遇到“人只有1个头两只手1天24小时，如何拆分成几份用”的困境。确定哪些项目优先级更高，项目里面哪些任务优先级更高，是在实际工作中最常用也是最好用的小技巧。

如何设定优先级不同的公司有不同的方法，比如项目与公司目标的契合度，项目任务的紧急程度等等。

将优先级记在心里，对于面对如山一般的工作不知道该先做哪一件的时候，不失为一个好的办法。

3 专注 （Focus）

“专注”大概是我在这些文章里提到的最多的一个技巧。哪怕同时负责多个项目，一次也只做一件事情，处理完一件事情，再去处理下一件事情，不管是同一个项目还是不同的项目。同时做几件事情的坏处有很多，比如那种感觉很忙实际上什么一天回顾下来好像什么都没做的情。还有在不同的项目中切换时会产生“注意力残留”，人会需要花更多的时间从一个上下文转到另外一个上下文。所以专注，大概是我个人最推崇的一个小技巧。

提高专注的方法很多，在多项目管理时，锁定一个时间，专注只处理这一个项目的事项，等处理完了，再锁定下一个时间专注处理下一个项目的事项。比如找到一个安静的办公地点，关闭即时通讯软件，以排除不必要的打扰。

在微信的泛滥下，不知道大家会不会有感觉，自己感觉像在微信当客服。辗转于不同的微信群之间，接收相关不相关的信息轰炸。在需要关注的时候，关掉微信，或者把手机丢远一点，专心完成手头的工作。

4 沟通 (Communication）

项目管理中，沟通什么时候都很重要。在多项目管理中，沟通有一个很重要的点是设定合理的期望。让你的客户、团队成员知道，你不是100%随时待命，设定合理的期望。区别不同的项目组，不同的客户，设定不同的沟通策略等等沟通技巧，在多项目管理下都可以应用。

5 授权 (Delegation)

当计划过程中，发现自己的工作量严重超标怎么办。授权在多项目管理中大概是一大法宝。将工作合理授权给团队成员，但不意味着当甩手掌柜。提前设定目标，其中监督控制，最后检查工作。授权帮助忙到脚跟不着地的项目经理匀一点时间出来去想想，什么是重要的事情。

6 好的项目管理工具 （Project Management Tool)

最后提一句，在多项目管理时，一个好的项目管理工具能够帮助项目经理不会忙了东边忘了西边。将所有的事项集中在一个平台，使项目经理能够一眼看到所有需要跟踪处理的事项，是提升效率和效果的一大助力，我平时多项目管理使用的进度猫软件，相对微软的重量级project来说这个比较简单容易上手，大家可以试试。

以上是读完这些文章后精选的6个小技巧。希望能给工作中被多个项目同时轰炸得焦头烂额的项目经理们一些帮助。