大话PM | 从项目管理软件看项目管理的三个原则两个思维两个工具

项目经理的能力中如何使用利用工具管理项目的能力，它能在产品的整个生命周期中，帮助 PMer 进行产品迭代的规划、各类资源的整合以及生产进度的把控。

在日常工作中，大部分企业或团队都会选择一些协同软件来进行产品/项目的管理。但在更专业的项目管理领域，项目经理们普遍采用进度猫软件来进行这项工作。

本文将从 进度猫 软件设计的独特视角，强调产品经理需要的项目管理相关思想及其关联知识。至于进度猫的强大功能及其使用方式，不在本文的讨论范畴中。

一、三个原则： 越快越好、SMART 原则、黄金三角原则

1.1 越快越好

在进度猫中，每一个项目的开始都需要建立项目信息，主要使用设置基线填写的是项目开始日期以及日程排定方式。其中日程排定方式提供两个选项：项目开始日期或以项目完成日期。

当切换两个选项时，进度猫会给予用户相应的提示：选择项目开始日期时会提示所有任务越快开始越好，相反选择项目结束日期时会提示所有任务越慢开始越好。

而 ALAP 原则允许任务越晚开始越好，导致一切任务都存在拖延的可能性。所以在项目管理中，为了避免帕金森定律，我们首先要遵守第一原则——越快越好原则。

在日常产品迭代中，最常见的方法就是利用越好越好原则，按照研发团队真实情况顺推产品研发进度排期。假如顺推后的完成时间早于计划截止时间，则可顺利进行；假如顺推后的完成时间超过了计划截止时间，此时就应该进行相应的风险处理。

例如利用常见的压缩工期方法，对关键路径上的任务进行压缩处理，直到达到计划要求。下文也会着重阐述如何应对风险，这里暂不展开。

1.2 SMART 原则

计划

基于对任务基本项的设置，进度猫会自动生成任务的甘特图，为后续的进度管理提供强大的工具支撑。也就是说 进度猫 的核心仍然在于对各目标任务的管理，这恰好就是目标管理中 SMART 原则的核心思想。

对于 SMART 原则，这里简单描述为：目标必须是明确的、可衡量的、可实现的、具备相关性的以及有明确期限的。

而该原则映射到项目管理中，仍然具备可实施性：计划/项目/任务必须是明确的、可以有具体的成果来衡量的、是可以实现的、相互间具备关联性的以及具有时间限制的。

其中 进度猫预置列中的前置任务，主要用来设置任务间的依赖关系，它是对关联性最佳的实践：

依赖关系

总结来说，在产品/项目管理中为了更好的完成产品/项目最终目标，我们应该遵守第二原则——SMART 原则。

1.3 黄金三角原则

尽管进度猫的定位是一款优秀的项目进度管理软件工具，但它仍然提供了强大的资源管理和成本管理功能。

在进度管理中，通过各任务的分解与规划，可以完成项目范围及时间的设定；而资源管理和成本管理则约束了整个项目所使用到的人力资源与材料或工时成本。

从日常使用 进度猫 进行管理工作时不难看出：

• 任务越多，成本越大，时间越长

• 成本有限的情况下，需要缩短工期或减少任务

• 时间一定的情况下，需要增加成本或减少任务

一旦出现这样的情况，在 进度猫 的状态列中都会给予相应的告警提示。例如上方的案例，可以直观的看出实际成本比预期成本要高，此时就不得不推迟或取消某个任务来控制成本。但推迟或取消某任务后又会影响整体计划的目标结果。

在项目管理专业领域中，这种情况就对应了由范围、时间和成本组成的黄金三角形。在这个三角形中，不论对哪一边的调整都会影响另外两边。

如果我们想要高质量的完成一项产品/项目计划，就一定要考虑到这三者的平衡。不仅要保证范围符合既定目标，同时也要保证时间与成本符合项目要求。也就是说，我们应当遵守第三原则——黄金三角原则。

二、两个思维

2.1 基准思维

除了 1.2 节中提到的使用误区外，还有一个新手常犯的错误：他们在所有任务分解与资源安排等基础工作结束后，直接就进入项目开始阶段。尽管他们每天会根据实际情况更新进度，但遇到异常情况也没办法进行分析判断或控制措施，直到计划遭遇不可逆转的整体延期才意识到项目失败。

出现这样的问题，是因为没有利用好 进度猫 的一项重要功能——设置基线。

基线顾名思义就是基准线，它是在项目计划完成初期用来保存任务分解结构、工期安排与资源分配情况的一个重要工具。原则上，基线不会随意变更，如果有变更按照 PMI 的规定必须要走严格的变更控制流程。

它的作用在于，当项目真正启动后保证项目各方面严格按照初始计划进行，同时在出现偏差情况时提供鲜明的提示和明确的分析思路，防止一些可能的风险导致项目整体失控。

通常使用基线时分为四个步骤：

• 设置基线：当计划按照既定的安排确定后，以此为标准设置基线；

• 记录进度：每天根据实际项目进展情况记录真实数据，供与基线比较；

• 分析偏差：如果实际进展与基线出现较大的偏差时，根据记录数据分析根本原因

• 纠偏措施：通过分析明确原因后，针对性的进行纠正措施，保证项目回到正轨

值得强调的是，项目实际情况与基准有偏差是一个很常见的现象，重要的并不是防止偏差的出现，而是如何利用基准思维去规范、约束和纠正项目计划，保证项目顺利完成，这才是我们要掌握的核心思想。

这里还要补充一点，基准思维不仅仅可以运用在项目管理领域，其他各个行业或环节中都可以灵活运用。比如在需求分析环节，可以设置需求基准，保证后期在需求变更时有一个标准参照，防止需求出现大的范围偏差。除此之外还有产品基准、测试基准等等。

2.2 风险思维

从 2.1 节继续延展，通过基准思维我们可以对偏差进行分析。从分析过程和结果中，往往可以识别到项目整体上的一些风险，从而针对性的进行预判风险和处理风险等应对方案。

这就要求，我们需要具备风险思维。它是帮助产品/项目管理者们分析风险、规划方案以及处理风险的最佳工具。

其实在项目管理专业领域，风险管理是一个大的命题，例如 PMI 的风险管理流程足够完善和健全，但过于繁琐，不太适用大多数实际场景。如何预防进度失控以及如何纠正进度失控场景，才是大部分产品/项目管理者们关心的问题。

回顾 1.1 节，提到的两个概念。第一个是越慢开始越好原则，该原则在乐观情况时会出现一些窗口时间，来提供任务间的缓冲，但在悲观情况下会带来帕金森定律。

那么如何既能有缓冲时间又能克服帕金森定律呢？方法就是使用关键链法。

关键链法强调的是，所有任务都要遵循越快越好原则，以最快速度完成，但要在任务路径的末端设置好项目的缓冲时间。其实说白了就是在项目初始排班时，就应该考虑到延期风险，来主动设置缓冲时间来预防。

那么也存在少数工期极为紧张的情况，即使按照越快越好原则，仍然会导致项目超过预期截止时间，此时就是提到的第二个概念压缩工期。

压缩工期主要是压缩关键路径上的任务，至于什么是关键路径，下文详细说明。其实压缩无非就是三个常用方法：

• 减少任务：适当缩减或砍掉造成延期原因的任务，可纳入后期迭代计划中

• 增加资源：适当增加人力资源，合理均摊工作量，协同快速完成任务

• 多方并行：本来按计划执行的任务，允许并行执行，减少任务间等待时间

这就是本文强调的风险思维中两个重要概念——工期缓冲和工期压缩，也正是解决如何预防进度失控以及如何纠正进度失控的核心。

三、两个工具

3.1 甘特图

进度猫 中最核心的视图莫过于甘特图。

甘特图是一种表达项目进度与时间之间关系的图形，其画法和图形元素并不是本文重点。需要强调的是，基于上述的三个原则和两个思维，再配合使用甘特图，能非常便捷高效的进行项目进度管理工作。

例如基于越快越好和 SMART 原则，甘特图可以展示每个任务间的紧前紧后关系；基于基准思维和风险思维，甘特图可以直观的展示进度偏差，提高识别风险的效率。

可以说甘特图不仅仅是 进度猫 的核心功能，更是项目进度管理的必备工具。

3.2 关键路径

在日常产品/项目管理工作中，有一个很常见的场景：当整体项目计划排定后，管理者会在计划中标注好哪些任务至关重要或者哪些任务不能出现延误。

这个场景在 进度猫 中可以很方便快捷地用突出显示功能来直接显示整体计划中的关键任务路线。而在项目管理领域，这种方法其实叫关键路径。

至于关键路径的专业定义、计算和查找方式，并不是本文的重点。这里我们可以简单通俗的理解成，如果项目整体计划中有一条任务路径发生延期，必然导致项目的整体延期，那么这条路径就是关键路径。

总结

至此本文已近尾声，正如文章开篇所说，做一个好的产品/项目管理者，不仅需要一个好的工具，更需要掌握项目管理的核心思想，也就是本文提出的 322 法则 —— 三个原则、两个思维和两个工具。

需要补充说明的是，本文抛弃了大多数文章或书籍使用的大段理论阐述方式，而是从 进度猫 软件出发，运用真实使用案例来引出其功能设计背后蕴含的项目管理思想，这样能让我们更容易地去理解，同时也能给产品/项目管理新人们带来一些实际的工作思路。