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工作管理实战指南：利用Jira、Confluence等Atlassian工具打破信息孤岛，增强团队协作【含免费指南】

article 2024/11/6 20:26:48

如果工作场所存在超级反派，其中之一可能会被命名为“信息孤岛”，因为它们能够对公司的生产力和协作造成严重破坏。当公司决定使用太多互不关联的工具来完成工作时，“信息孤岛”就会出现，导致团队需要耗费大量时间才能就某件事情达成共识。这种沟通和协作的障碍会耽搁工作进展。

打败这一邪恶敌人的超级英雄就是统一的工作管理系统。在一个互联平台上完成所有工作的工具，是打破团队之间“信息孤岛”的最佳武器。工作管理系统利用工具和工作方法来管理时间、资源、团队和任务。它让公司走上一条清晰的战略道路，以改善团队协作、沟通和联系。

接下来，我们将介绍以下Atlassian工具和功能：Jira（用于项目管理）、Confluence（用于连接的知识中心）、Jira Product Discovery（用于构思和优先排序）以及Atlassian Home中的Goals（用于团队、项目和任务的即时更新）。

欢迎和Atlassian全球白金合作伙伴——龙智一起，深入探讨如何使用这些强大的工具，来击破“信息孤岛”这一“恶势力”。

跨团队实时查看工作

使用Jira以任何喜欢的方式查看工作。组织中的每个人都可以选择适合自己的方式查看和跟踪工作进度。

Jira看板和列表视图

假设您是一名营销经理，正在与参与项目的团队开展会议。从看板或列表视图开始，使用“分组”功能筛选该视图，以查看以下内容：

状态更新：查看哪些工作已经准备好进行审查。
指派者：查看每个团队成员正在进行的工作。
优先级别：优先处理最重要的任务和行动项。

Jira时间线视图

Jira的另一个实用功能是时间线视图，它的原理类似于甘特图。在该视图中，您可以按日期查看任务和子任务的清单，并随着进度的更新扩展或删除这些任务。

您还可以在此视图中创建依赖关系，系统会自动调整时间轴上的起止日期，确保一个任务只有在上一个任务完成之后才能开始。这有助于团队成员跟进自己的工作和截止日期，对于管理者，也可以确保任务按照正确的顺序完成，避免团队任务超载。

Jira日历视图

通过Jira日历视图，您可以轻松查看团队内部和跨团队的所有任务截止日期，从而节省时间并减少不必要的会议。

例如：您可以将“平台开发”团队的日历拉进Jira的日历中。这样一来，您就能看到他们的发布日期和进度，进而加强与软件团队的协作。

此外，如果您想再次确认所有任务是否都涵盖了，可以按“未安排”来筛选日历视图，找出所有无截止日期的任务。然后，将任务指派给有空档的团队成员。该成员就会收到新的指派通知，如果有任何问题，他们可以随时与您同步沟通。

Jira概览视图

Jira概览视图以进度仪表板的形式提供项目的总体概览。它是一种简便的方式，让您在一个地方了解项目的整体进展。在概览视图中，您可以看到：

任务状态的快照：如“待办”、“审查中”或“已完成”，以确定是否存在瓶颈或值得庆贺的进展。
优先顺序列分类：帮助了解哪些任务比其他任务更优先，并确保优先顺序划分的准确性。
项目中涉及的工作类型：以评估是否需要增加具有独特职能的团队成员。
总体工作量：帮助了解团队成员的工作负载，确保不会有人过度劳累。

使用表单管理跨职能工作请求

表单是一种简便而有效的方式，可以改善跨职能团队的沟通和信息交流。在Jira中，表单功能使组织内的团队能够请求任务、故事或资产，或收集其他信息。

使用Jira表单，您可以：

帮助团队以外的人员将工作或任务请求发送到您所在的项目团队。
从其他团队和利益相关者那里收集准确的信息，帮助简化重复工作流中的依赖关系。
按类型整理表单，确保请求分类明确，以便将其分配给合适的人。

例如：假设您的公司正在推出一款新产品。作为营销团队的负责人，您需要从其他部门获取额外的背景资料才能做好工作。在Jira中，创建一个资产表单，并将与产品经理、设计师和工程师共享。为设计师和工程师添加具体的说明，要求提供图片和截图。对于产品经理，请求在营销材料中提供关键的营销要点和突出的产品功能。

每个表单都有包括其他关键字段的选项，这些字段将确保所有人都保持一致，并按照计划进行。从截止日期到优先级，让您的表单保持一致，填写相同的关键信息，这将帮助您保持跨团队之间的有效沟通和协作。

提供全公司范围内的更新，确保所有人保持同步

在统一的信息中心发布全公司的更新，确保每个人都能同步了解最新动态，从而推动业务发展。在Confluence中，可以在首页发布更新。首页就像一个虚拟的集散地，团队成员可以在这里快速了解公司正在发生的事情，或者直接回到最近的工作。

从首页中，您可以查看最近的文章或待办事项，快速导航到正在参与的各个项目空间，或使用模板或从头开始创建一个新的Confluence页面。

例如，假设您是一位项目经理，需要整理一份全体会议的总结文档。您可以创建一个新的Confluence页面，并使用会议模板。这份文档包括了每个团队目前的成果更新以及待完成的工作。您可以突出需要解决的问题，并预留一个讨论区，用于讨论新产品的构思和下一步行动。

请记住，这是一个动态文档，即使会议结束后也可以随时更新和整理。您可以@相关利益相关者，获取他们的反馈或请求跟进。在首页上，公司中的每个人都可以查阅该页面，了解会议的详细内容，并轻松查看项目的进展情况。

通过智能链接嵌入其他工具中的相关工作

Confluence的智能链接是一个非常实用的功能，有助于打破团队之间的信息孤岛。智能链接允许用户将其他Atlassian工具中的相关工作直接嵌入到任何Confluence页面中。这样一来，团队就可以共享各种动态的项目视图和日历，在同一个Confluence页面上快速了解最新的变化。也就是说，即使其他工具或页面中的内容发生了更新，您也不会丢失上下文，始终保持信息同步。

当添加智能链接时，您可以通过将鼠标悬停在链接上预览链接的目标页面，或者将其作为嵌入视图插入。更方便的是，您还可以直接在Confluence页面中编辑嵌入的页面内容。

举个例子，假设您的设计团队正在Confluence中创建一个冲刺页面。在这个页面中，他们可以复制并粘贴Jira的日历链接，这样每个人都可以在冲刺页面中查看所有的截止日期和任务。如果您或者其他团队成员对日历进行了任何修改，这些更改会自动同步到嵌入的日历和Jira中对应的日历上。

另一个选项是将Jira Product Discovery 中的路线图智能链接添加到Confluence页面中，以展示该设计冲刺如何与当前所有的产品创意相结合，并融入到整个产品路线图中。

从一个中心位置头脑风暴，并对产品创意进行投票

提升团队协作效率的一个重要方面是，以透明且高效的方式达成关于某个创意的共识。Jira Product Discovery的创意功能可以帮助您实现这一点。

当您将一个创意添加到Jira Product Discovery时，为其他团队成员提供上下文信息非常重要。这可能包括链接到之前设计冲刺的相关文档或路线图，以便利益相关者了解该创意如何与整体计划相契合。利益相关者可以添加他们的观点，留下评论，或讨论这个创意的可行性。产品团队成员和利益相关者还可以对实现这个创意所需的影响力和工作量进行评分。

比如说，一位市场营销人员提出一个关于忠诚度计划的创意，希望将其应用到公司的产品中。此创意的目标是“取悦客户”，这让其他人清楚地了解了所提创意的目的。如果有研究支持该建议，他们可以在评论中留下链接，或添加自己的见解，以加强对这个创意的支持。

接下来，产品和开发团队的成员可以对这个创意进行投票，表明他们是否支持这个想法，并说明投票的原因。产品经理将根据投票结果、创意的可行性以及投入产出比来做出最终决定。如果决定推进这个创意，产品经理可以在Jira中添加一个史诗（Epic），并将其链接到平台开发团队。这样，就将该创意加入到了软件开发人员的工作队列中，并展示了Atlassian工具和跨职能团队之间的无缝衔接。

在整个组织中设置并跟踪团队目标

Atlassian Home中的Goals功能是一个非常好的工具，可以帮助团队透明地实现组织目标。借助Atlassian Goals，管理者和高层可以清晰地看到目标实现的进度。

假设您在年度规划会议上确定了一个主要目标：在各个部门推广AI技术。那么，每个部门都需要添加并组织关键里程碑，以实现这一目标。

Atlassian Goals与具体的工作任务相对应，每个人都可以看到并定期更新，同步了解最新的进展情况。而且，只需点击几下，您就可以深入了解详细的信息，例如：谁在负责、做了什么以及什么时候完成的。团队和全公司的目标不再是“设置完就忘了”，而是会每月更新。现在，每个领导者和团队成员都可以在个性化的Atlassian Home 中查看和管理这些目标。