ERP系统的库存模块业务逻辑及设计

传统上通常将“库存管理”理解为对物料的进、出、存的业务管理，但这种理解在ERP系统中是不全面的。

APICS词汇中对库存的定义是“以支持生产、维护、操作和客户服务为目的而存储的各种物料，包括原材料和在制品、维修件和生产消耗、成品和备件等”​。库存管理工作应该包括物料的存储、收发、使用及计划与控制等相关的各个方面。

一、库存的分类

库存管理是企业物料管理的核心，是指企业为了生产、销售等经营管理需要而对计划存储、流通的有关物品进行相应的管理，如对物品进行接收、发放、存储保管等一系列的管理活动。

在了解库存的作用前，有必要了解库存的分类。库存的分类方法有多种，以下从几个角度来看库存的分类。

（1）按价值划分

可分为贵重物品与普通物品，如ABC库存控制法就属于按价值分类的方法

（2）按物品在企业的产品成型状态划分

可分为原材料库存、半成品库存和产品库存。

（3）按库存物品的形成原因（或用处）划分

可分为安全库存、储备库存、在途库存和正常周转库存。

• 安全库存是为了应付需求、制造与供应的意外情况而设立的一种库存。例如，供应商可能发生的生产事故、原材料采购意外等会造成材料供应短缺，因而要对一些材料设立安全库存；产品销售的不可预测性也要求存储一定量的成品库存；为预防本企业生产发生的意外，设立半成品的安全存储量，等等。
• 储备库存一般被企业用于应付季节性市场采购与销售情况，如采购困难、材料涨价、销售旺季等。
• 在途库存是由材料和产品运输而产生的库存。
• 正常周转库存是指一般由生产等企业经营需要而产生的库存，如按生产计划采购的物资等。

（4）按物品需求的相关性

可分为独立需求库存与相关需求库存。独立需求库存是指某一物品的库存需求与其他物品没有直接关系，库存量是独立的。

相关需求库存是指某一物品的库存量与有些物品有关系，存在一定的量与时间的对应关系。企业要针对不同的库存物品类别，采取不同的库存管理策略。

二、库存的作用与弊端

自从有了生产，就有了库存的存在。库存对市场的发展、企业的正常运作与发展起了非常重要的作用。

（一） 库存的作用

1.维持产品销售的稳定

销售预测型企业对最终销售产品必须保持一定数量的库存，其目的是应付市场的销售变化。

这种方式下，企业并不预先知道市场真正需要什么，只是按对市场需求的预测进行生产，因而一定数量的库存是必需的。

但随着供应链管理的形成，这种库存也在减少或消失，有关供应链管理请参考本书的相关章节。

2.维持生产的稳定

企业按销售订单与销售预测安排生产计划，并制订采购计划，下达采购订单。

采购的物品需要一定的提前期，这个提前期是根据统计数据或者是在供应商生产稳定的前提下制订的，但这样存在一定的风险，有可能导致拖后而延迟交货，最终影响企业的正常生产，造成生产的不稳定。

为了降低这种风险，企业就会增加材料的库存量。

3.平衡企业物流

在企业的采购材料、生产用料、在制品及销售物品的物流环节中，库存起着重要的平衡作用。

对采购的材料，企业会根据库存能力（如资金占用等）协调来料收货入库。

同时，对生产部门的领料，应考虑库存能力、生产线物流情况（如场地、人力等）平衡物料发放，并协调在制品的库存管理。

另外，对销售产品的库存，也要视情况（如各个分支仓库的调度与出货速度等）进行协调。

4.平衡流通资金的占用

库存的原材料、在制品及成品是企业流通资金的主要占用部分，因而进行库存量的控制实际上也是进行流通资金的平衡。

例如，加大订货批量会降低企业的订货费用，保持一定量的在制品库存与材料会节省生产交换次数并提高工作效率，但这两方面都要寻找最佳控制点。

(二）库存的弊端

以上是库存有益的一面，但是这些库存的作用都是相对的。客观地说，任何企业都不希望存在任何形式的库存，无论是对原材料、在制品还是对成品，企业都会想方设法降低库存。库存的弊端主要表现在以下几个方面。

（1）占用企业大量资金。

（2）增加了企业的产品成本与管理成本。库存材料的成本增加直接增加了产品成本，而相关库存设备和管理人员的增加也加大了企业的管理成本。

（3）掩盖了企业众多管理问题，如计划不周、采购不力、生产不均衡、产品质量不稳定及市场销售不力。用比较形象化的比喻来说，这就好像高海水水位掩盖了海水下的礁石，但如果海水退去，这些礁石就暴露出来了，容易造成触礁事故。

三、库存量的控制

库存量控制问题一般分为两种情况来讨论，即独立需求的库存控制与相关需求的库存控制。

（一） 独立需求的库存控制

独立需求物品是指物品的需求量之间没有直接的联系，也就是说没有量的传递关系。这类库存物品的控制主要是确定订货点、订货量、订货周期等。

独立需求物品的库存一般按定量库存控制模型或定期库存控制模型来控制，下面分别描述这两种模型。

1.定量库存控制模型

定量库存控制模型控制库存物品的数量。当库存数量下降到某个库存值时，立即采取补充库存的方法来保证库存的供应。

这种控制方法要求必须连续不断地检查库存物品的库存数量，所以又称为连续库存检查控制法。假设每次订货点的订货批量是相同的，采购的提前期也是固定的，并且物料的消耗是稳定的，那么它的模型如图所示。

从这种控制模型中可以看出，它必须确定两个参数：补充库存的库存订货点与订货的批量。订货批量按经济订货批量求解。

经济订货批量（Economic Order Quantity，EOQ）的原理是要求总费用（库存费用+采购费用）最少。

库存的费用随着库存量的增加而增加，但采购成本却随着采购批量的加大而降低（采购批量加大，库存也就增加）​，因此这是一对矛盾，不能一味地减少库存，也不能一味地增加采购批量。

这就要找到一个合理的订货批量，使总费用为最少。

经济订货批量就是对这个合理订货批量的求解，如图所示。

以下是该库存控制模型的参数计算方法。
订货点：R=LT+A
经济订货量：

式中：C—单位订货费用（元/次）
D—库存物料的年需求量（件/年）
H—单位库存年保管费〔元/（件·年）〕
LT—订单周期内物料的消耗量
A—安全库存量
P—物料价格（元/件）
F—单件库存保管费与单件库存购买费之比，即F=H/P

2.定期库存控制模型

定期库存控制模型按一定的周期 T 检查库存，并随时进行库存补充，补充到一定的规定库存量S。这种库存控制方法不存在固定的订货点，但有固定的订货周期。

每次订货也没有一个固定的订货数量，而是根据当前库存量I与规定库存量S比较，补充的量为Q=S-I。

但由于订货存在提前期，所以还必须加上订货提前期的消耗量。这种库存控制方法也要设立安全库存量。其模型如图所示。

经济订货周期（Economic Order Interval，EOI）的模型主要是确定订货周期与库存补充量。

(二）相关需求的库存控制

相关需求也称为从属需求，是指物料的需求量存在一定的相关性。

一种物料的需求是由另外一种物料的需求引起的，这样物料的需求不再具有独立性。

相关需求是物料需求计划的主要研究对象，这里就不再赘述。

四、库存管理策略

这里介绍一下比较常见的ABC库存控制法，再对其他库存管理策略进行介绍。

（一） ABC库存控制法

ABC库存控制法是根据库存物品的价格来划分物品的重要程度，以分别采取不同的管理措施。其分类可参考表。

A类物品属重点库存控制对象，要求库存记录准确，严格按照物品的盘点周期进行盘点，检查其数量与质量状况，并要制订不定期检查制度，密切监控该类物品的使用与保管情况。

另外，A类物品应尽量降低库存量，采取合理的订货周期与订货量，杜绝浪费与呆滞库存。

C类物品无须进行太多的管理投入，库存记录可以允许适当的偏差，盘点周期也可以适当地延长。

B类物品介于A类与C类物品之间，采取适中的方法加以使用、保管与控制。

ABC库存控制法简单、易用，长期以来为许多企业所采用。但应注意的是，构成产品的各种材料和子件都是缺一不可的。对C类物品进行粗放管理的同时，一定要防止因数量和质量而影响计划的执行。

（二） 控制库存的管理策略

本节讨论降低库存的管理策略与具体措施，如表所示。

库存管理的衡量指标有平均库存值、可供应时间和库存周转率。

• 平均库存值是指某时间段范围内全部库存物品的价值之和的平均值。

这个指标可以让管理者了解企业资产的库存占用情况是高还是低。但这个指标会随市场的变化而变化，只起相对参考作用。

• 可供应时间是指现在库存能够满足多长时间的需求，按如下公式计算：

可以分物品计算，分子和分母统一单位。

库存周转率计算：

还可以细分为：

库存周转越快，说明库存管理的效率越高。

五、库存作业与信息处理

企业库存作业与信息处理的业务主要有对物料的收发管理工作，根据物料的不同物理与化学属性做好物料存储与防护工作，降低各种库存管理费用，分析并提供库存管理所需的各种数据报表等，可参考图。

下面对ERP库存子系统的库存作业流程与方式进行详细描述。

（一）物料出入库和移动管理

1.物料的入库

采购订单的来料入库根据采购订单来接收物料（安排检验）​，办理入库手续，开收料入库单（收货单、入库单）​，分配材料库存货位，同时监督来料是否与订单相符。有些ERP系统可能将来料的收货、入库等并入采购子系统中，并由采购部门组织收料。

具体的业务流程要根据ERP的软件流程、管理思想及企业的具体情况（如组织架构、职能要求、人员素质、成本、效率）进行业务变革，即进行业务流程重组​。对其他情况的来料收货和入库，其系统的处理流程与采购订单的来料收货和入库不同。

此类材料入库不需要采购订单，经过审核收货且检验合格后，即可安排入库（进行仓库、货位的分配等）​。

这两种情况的处理流程不同，因而操作权限也不同，但都可以在录入发票后，自动产生记账凭证（记入材料采购、应收款、库存材料科目等）​。

入库业务还包括生产完工入库、生产剩余物料入库以及销售退货入库。这几种入库在库存子系统中分别按不同的流程来处理，各种入库方式都可以通过自定义来实现。

完工的物品有半成品与成品。生产完工入库后进行生产成本的计算，数据转入财务子系统处理。销售退货有不同的处理方式，例如扣减货款、换货等处理，相关数据都转入财务子系统。

2.物料的出库物料

出库有生产领料、非生产领料与销售提货。

生产计划的领料按照车间订单（加工单、工票或组装计划，它们都来源于主生产计划）与工序用料，并可以根据物料清单（BOM）与工艺路线自动生成工序领料单。

非生产领料有多种形式，系统都可以自由定义领料的类别。销售提货是按销售订单或合同生成出货单据，并可自动生成销售订单与合同的出货单。生成的销售出货单可以追溯相应的资料，如单据、订单、生产加工单与原材料信息，从而实现了ISO 9000质量管理体系的要求。

这些过程都可以给财务子系统传递相关数据及生成财务记账凭证。有时还会涉及特殊物料发料，如印刷业的纸张、冲压业的钢板以及服装业的布料等的发料，这些过程涉及了物料的发料排版及余料管理等功能，属于行业性的特殊要求。如果库存管理子系统中没有相应的处理功能，也可以考虑软件的二次开发工作。

3.物料的移动管理

物料的移动是库存之间（有时会在分厂之间和分公司之间）的物料调拨，这种物料可以不经过检验（但如果经过长途运输也要检验，可以通过设置系统参数进行控制）​，也可以根据系统参数设置要求生成凭证（如果是财务的材料明细账还应分仓库核算）​。

(二） 库存盘点

库存盘点是对库存物品的清查，是对每一种库存物料进行清点数量、检查质量及登记盘点表的库存管理过程，其目的主要是清查库存的实物是否与账面数相符以及库存物资的质量状态（即可用库存量）​。

实物数与账面数有出入的，要调整物料的账面数量，做到账物相符，并且应遵守相应的管理处理流程。

每种库存物料都设立相应的盘点周期，并可以通过系统自动输出到期应盘点的物料。盘点方法一般有冻结盘点法和循环盘点法两种。

正在冻结盘点的物料需停止进行入库、出库操作，而循环盘点时可以同时进行入库、出库处理。

（三）库存物料管理信息分析

从各种角度对库存物料信息做分析，例如日常的物料进、出、存的业务数据分析，物料占用资金分析，物料来源和去向分析，物料分类构成分析等，并可以分析各种库存管理指标，如9.4.2节讨论过的库存管理策略中的各种周转率、可供应时间等。

这些信息对企业的库存管理与其他管理工作有监督和促进作用。

库存管理子系统通过对库存物品的入库、出库、移动和盘点等操作进行全面的控制和管理，帮助企业的仓库管理人员管理库存物品，以达到降低库存、减少资金占用、杜绝物料积压与短缺现象、提高客户服务水平、保证生产经营活动顺利进行的目的。

库存管理子系统从级别、类别、货位、批次、单件、ABC分类等不同角度来管理库存物品的数量、库存成本和资金占用情况，以便用户可以及时了解和控制库存业务各方面的准确数据，并对库存管理子系统与采购、生产、销售、成本及总账等子系统之间密切的数据传递进行管理。

例如，采购物料通过仓库被接收，生产所需原材料和零部件通过仓库发放，销售产品由成品仓库发货，库存物料成本及占用资金由成本和总账管理来核算等。库存管理子系统与其他业务子系统的关系如图所示。

六、库存管理业务分析

根据原理部分的讨论，库存业务有以下几种。

1.物料出入库、移动管理

对日常的生产领料、销售提货、采购入库、生产入库和物料库位移动等工作进行管理，产生出库、入库和移动的单据，改变仓库、货位的库存数量，登记物品数量账。

2.库存物料定期盘点，调整物料存量，做到账物相符

根据物料的盘点周期对每一种库存物料做盘点，并按照实盘数量调整物料库存数量。盘点方法一般有冻结盘点法和循环盘点法两种。正在冻结盘点的物料需停止进行入库、出库操作；而循环盘点时则可以同时进行入库、出库处理。盘点结果产生盘点报表，经过财务审核确认产生库存数量账调整。

3.库存物料管理信息分析

从各种角度对库存物料信息做分析，如物料库存数量分析（是否超储或短缺）​、物料占用资金分析、物料来源和去向分析和物料分类构成分析等。

因此，库存管理子系统的主要设计功能：对生产作业（或其他）的物料领用进行管理，编制领料单，并按凭单发料；对仓库的日常库存操作（如入库、出库、调拨等业务处理）进行管理，并编制有关出库、入库单据，同时凭单记录库存账目；按物料的盘点周期进行盘点和清查工作，编制盘点表，报给财务部门，审批后按实盘量调整库存。

七、库存管理业务数据流图

企业库存管理业务的第一层数据流图。

继续对图中的两个子系统进行分解，得到库存管理业务的第二层和第三层数据流图，如图所示。

八、实体关系设计（E-R图）

根据企业库存管理各层的业务数据流图的详尽描述，经过加工处理，设计出库存管理的E-R图，如图所示。

九、模块功能设计

根据库存管理业务过程和数据流图，设计出库存管理系统的功能模块图，如图所示。