物料信息库管理杂谈

在国内某大型电子设备厂调研时，听到研发人员说，采购部门总是不能及时地采购所需要物料，导致进度延迟；而采购人员常常抱怨说，研发人员选用的物料很难采购；同时，生产人员也认为生产排期很难进行，常常有物料不齐套的现象，或需要作紧急物料替代的工作……

汉捷咨询顾问团队以研发人员的身份进入该厂的ERP系统并进行查看，发现研发人员从ERP系统中能够看到的物料信息，有：

基本信息：物料编码、物料名称、规格型号、使用状态、单位等；

计划信息：最小供货量、最大库存、安全库存、最大订货量、最小订货量、订货间隔期等；

设计资料：附件、工程确认；

采购信息：采购周期、采购确认；

其它信息：库存位置、创建时间……

而其中多数信息没有明确内容或空白，不具有可用性。

由于研发人员对物料信息库的情况不了解，因此在进行设计时会选用大量的新物料，从而提高对物控的难度，同时也对采购造成冲击，反过来对研发造成选型困难，形成恶性循环。这必然造成物料信息库数量庞大，而其中大部分均是不可用的，物料信息库的信息也成为过时信息，对研发、采购及物控的工作无益，因此汉捷咨询认为有必要形成良好的物料信息库管理机制。

物料信息库

物料信息库是ERP系统中最为重要的基础信息，存在于物料信息库中的信息都是有一定生命周期的，会随着时间的流逝而发生变化，因此需要有特定部门对物料信息库进行管理与维护。如何管理物料信息库，向研发人员提供物料优选建议是物料信息库管理人员必须要关注的，现在看一下物料优选的管理过程，如图1所示：

图1. 物料信息库示意图

如图1所示，物料信息库的变化主要有两种情形：一类是原有物料的信息变更，另一类新物料的导入。

通常情况下，已有物料的品质、商务条件发生变化时，会对物料的优选程度产生影响。多数情况下的变更是紧急事件驱动的，如突然的质量问题、供应商突然断货等。

物料更换是严谨的工程过程，尤其是对已量产产品的物料替代更是马虎不得。为减少事件驱动因素，汉捷咨询建议相关部门必须要组织起来对物料信息库进行定期的清理；通过定期梳理的工作减少突然事件的影响。

如果一个企业的物料信息库从未清理过，或者不怎么管理的话，建议对现有物料信息库进行梳理，成果体现在物料信息库内对物料信息的属性标识；加强新物料入库的管控。

新物料导入

如图2所示，新物料的导入会在两种情况下发生：

1、 新开发产品中需要用到新物料，即在产品开发流程中会调用新物料导入流程；

2、 当发生上述的质量问题导致必须更换物料，而暂时没有新物料时，必须紧急启动物料优选管理（事件驱动型）。

图2. 新物料导入情形示意

新物料的导入，势必要引入有关于物料的相关属性信息，而这些信息却要由不同部门的人员来提供，倘若是某个人员的失误导致其中的信息错误，因此埋下的后患却是不可预测的。

因此，对物料信息的管理设定必要的管理规则：

1、 物料信息规则：即对物料信息主体信息与属性信息的内容、形式、格式等要有明确规定，使相关人员都要有明确的认识；

2、 物料信息变换的条件要求：即定义导致信息变更的条件定义及评估主体责任，如图1中所示的各种变迁路径所需要的条件；

3、 物料信息更改程序管理：即定义信息更改流程及责任主体。

物料信息

对于物料信息的定义，其责任通常在于产品数据管理部主管。物料信息是最为基础的信息，对公司研发、生产、采购、定价有着最为直接的影响，不可忽视。

具体的工作有：

1、 物料信息主体定义：分类定义、分类编码、编码格式、描述等；

2、 属性信息的定义：信息格式；

a) 与采购相关：使用状态、最小批量、批量价格、采购周期等；

b) 与生产相关：最大库存、安全库存、库存位置等

c) 与研发相关：物料资料、应用案例等；

物料信息变更条件

从物料信息内容可看到，信息的准确性与研发、采购与生产是紧密相关的，因此信息更改的规则必须由这些部门主管共同制定，由产品数据管理部主管组织。

通常变更规则有：

1) 物料替代准则：

结构、性能、引脚完全相同的物料可实施替代。同类物料中建立优先排序，在商务、性能、品质三个方面权衡考虑。引起排序变化的原因可能有：较大的价格差异；重大质量问题的发生；重大商务变化。

2) 关键物料准则：

a) 关键物料要在产品开发初期导入评估，如方案性物料、安全物料等；

b) 需第三方认证的物料，如安全物料，取得合格证书后，原则上不能变更。

3) 物料分类和使用准则：分为优选、慎选与不选三类。

物料信息更改程序管理

此类工作流程主要有：物料编码申请、物料信息更改。

1） 物料编码申请流程

完善的物料编码申请流程必须覆盖所有类别物料。该流程将确保新分配的编码是必须的、不重复的，而且，关于物料的所有信息都应该是规范的，而这一工作最终必须由产品数据工程师进行审核。而信息的正确性则需要专业部门、技术认证部门、商务认证部门来保证。

2） 物料信息更改流程

由于设计更改或为了纠正错误，一般会对物料的一些信息进行修改。而其中对库存、物料使用的信息的更改，影响是比较大的，可能会造成虚假缺料、形成呆死料等后果。因此，应尽可能减少对此类信息的维护，同时应对更改原因进行记录与分析，从而改善编码申请流程的优化与改进。

使用状态是物料信息中最为重要的数据之一，对于物料本身而言，是否可以使用、是否可以采购、是否可以用于生产与销售，必须引起关注。

物料信息库关注

建设有效的物料信息管理方法，目的在于降低成本、加快新产品研发进程。物料信息库的管理，需要关注以下几个要点：

1） 加强编码申请审核，减少错误申请；

2） 减少不必要的物料种类；

3） 定期清理因设计更改或错误申请的、既未使用的、也无发货、无库存、无采购的垃圾信息；

4） 针对产品特点，定期清理标准件，进行归一化、通用化梳理，选择性能好、商务条件的作为优选物料；

5） 加强编码申请审核，选择性能好、商务条件的作为优选物料。

宣导与培训

物料信息的完善与使用与各部门是分不开的，尤其是研发部门。因此，汉捷咨询认为

关于物料信息的相关知识，必须对研发部门进行培训与宣传，必要时，应对研发人员进行相关知识的考核。这样更加有助于优选库的使用与推广，进而推动整体成本的降低。