文件外发记录监控 | 公司文档外发如何跟踪数据流向？6大策略让文件不再滥发泄密！ （2024全面解读）

信息化浪潮，公司文档的安全管理犹如一场没有硝烟的战争。

每一个文件的外发，都可能成为信息泄露的缺口，影响企业的核心竞争力。

如何有效地监控文件外发记录，跟踪数据流向，成为企业亟需解决的问题。

本文将全面解读六大策略，帮助企业实现文件外发的安全管控，其中将重点介绍域智盾软件的应用策略。

一、权限分级：给文件穿上“定制西装”

想象一下，公司的文档库就像一场盛大的晚宴，每个员工都是受邀的嘉宾，但他们穿着的“西装”（权限）却各不相同。普通员工可能只能穿上“休闲西装”，只能浏览和编辑自己的文件；而管理层和特定岗位人员，则可以穿上“定制西装”，拥有更高的权限，但也需要经过严格的审批流程。

实例场景：在某设计公司，设计师小李需要将一份设计方案发送给客户。他向部门主管提交申请，主管审核通过后，小李的权限被临时提升，可以外发这份设计方案。

同时，域智盾软件实时监控并记录下了这次外发行为，确保一切操作的行为都在管控下进行。

域智盾软件应用：通过细致的权限划分，实现了对不同用户组的文件外发行为进行精准管控。

它就像一位细心的裁缝，为每位员工量身定制了最适合他们的“西装”。

二、文件加密：给数据穿上“隐形盔甲”

数据泄露就像是一场没有硝烟的火灾，一旦发生，后果不堪设想。

因此，我们需要给数据穿上“隐形盔甲”，让它在传输过程中始终保持加密状态，即使被“小偷”盯上，也无法轻易破解。

实例场景：在某金融公司，财务小张需要将一份敏感数据报告发送给上级领导。

他使用透明加密模式对文件进行加密处理，然后发送出去。即使这份文件在传输过程中被拦截，没有正确的密钥也无法解密查看内容。

应用：支持多种加密算法和加密模式，如AES、RSA，透明加密、智能加密等，确保文件在传输和存储过程中始终受到保护。

三、审批流程：给文件外发戴上“紧箍咒”

文件外发不能随心所欲，必须戴上“紧箍咒”——严格的审批流程。

只有经过相关负责人的审批，文件才能被外发出去。这样，即使文件被泄露，也能迅速追溯到源头，找出“罪魁祸首”。

实例场景：在某制造公司，工程师小王需要将一份技术文档发送给合作伙伴。他提交申请后，经过部门主管和信息安全部门的双重审批，文件才被允许外发。

应用：支持设置严格的外发审批流程，确保文件外发行为的合规性和必要性。它就像一位严格的教练，时刻监督着文件的每一次“出场”。

四、实时监控：给文件外发装上“摄像头”

文件外发就像是一场未知的旅行，我们不知道它会遇到什么风险。

因此，我们需要给文件外发装上“摄像头”，实时监控它的动向，确保一切尽在掌握之中。

实例场景：在某互联网公司，市场部门的小赵需要将一份营销方案发送给媒体合作伙伴。

应用：实时监控文件的外发行为，包括外发时间、外发者、外发途径等信息。一旦发现异常行为，将会立即发出警报。

五、水印与数字签名：给文件加上“身份证”

文件就像一个人，需要有一个独特的“身份证”来证明它的身份和来源。

水印和数字签名就是文件的“身份证”，它们可以确保文件的完整性和真实性，防止被篡改或冒用。

应用：

选择添加文字水印、图片水印、点阵水印或二维码水印等类型，其中点阵水印可以在发生泄密事件后，追溯到泄密源头。

文字水印：自定义水印文字内容、字体、大小、颜色、透明度、旋转角度及在页面上的位置。

图片水印：上传企业LOGO或特定图片作为水印，并调整其大小、透明度和在页面上的位置。

点阵水印：通过微小的点构成特定图案，可用于溯源追踪。

二维码水印：嵌入特定信息的二维码，便于文档追踪和管理。

六、员工培训与安全审计：给文件安全加上“双保险”

员工是企业信息安全的第一道防线。

因此，我们需要加强员工的信息安全意识培训，让他们充分认识到文件外发管控的重要性。

同时，定期进行安全审计，检查制度的执行情况，确保一切操作都符合规定。

​以上就是小编分享的全部内容了，如果您还想了解更多内容，可以私信或是评论小编哦~

编写：小洁