ERP系统的财务会计基础知识：财务管理

有时候接到任务需要开发ERP系统，或者与ERP系统进行对接，那么ERP系统中的财务业务知识还是要懂的。

根据企业再生产过程中的资金运动，工业企业财务管理的内容包括：

• 固定资金管理、流动资金管理、专用资金管理、产品成本管理、销售收入管理、企业纯收入和财务支出管理等。
• 流动资金是指垫支在劳动对象上的资金（包括原材料、燃料、在制品、产成品、银行存款及各种结算项目）​；
• 专用资金是指具有专门用途的资金（包括生产发展基金、更新改造基金、新产品试制基金及大修理基金等）​。

ERP系统的财务管理分为以下三大部分：

• 财务管理。它是传统的财务管理，包括账务管理、应收、应付、工资核算、现金管理、材料、销售核算等业务，本章讨论该部分内容。
• 固定资产管理。描述ERP系统对企业固定资产的管理。
• 成本管理。描述成本核算、成本控制等业务的有关理论与实现

一、财务管理业务概述

会计的日常工作主要是会计核算、会计监督、财务计划与预算。现在对会计事务分类叙述如下。

（一）制作凭证

凭证的制作和管理是财务工作的一项重要内容，会计必须做到每一项经济业务都取得或填制原始凭证，根据审核无误的原始凭证编制记账凭证。

所有的财务活动都要通过制作凭证才能记入相应的账目。

当经济活动发生后，财务人员要收集业务的原始凭证（发票、入库单、出库单等）​，并根据业务活动涉及的财务科目填写相应的凭证分录，制成记账凭证。

在一段时间后要将凭证归类和装订成册以备检查。财务涉及的凭证一般包括：收款凭证、付款凭证和转账凭证。

（二） 根据凭证记账

按规定设置总账、明细账和日记账，根据审核无误的会计凭证及时登记入账。

1.企业的账务

企业的账务有对内与对外两类：

• 对内的有资产、成本、工资、材料与利润等；
• 对外的有往来账与银行账，该类账的工作量较大，比较繁杂。

2.往来账

往来账是指企业与往来户（客户、供应商等）之间发生的应收款、预收款、应付款及预付款业务。

往来业务量对企业来说一般是比较多的。

（1）应收款

在应收款方面，企业经常发生客户拖欠货款的现象，其中对应收款的业务跟踪不力也是一个主要的原因。

（2）应付款

在应付款方面，因往来的材料业务非常频繁，每种材料又可能有多家供应商，所以这类业务的对账经常比应付款的对账业务还要烦，有时还容易发生争执，影响企业的形象与合作关系。

（3）账户与核销

要管理好每一个往来户的每一笔往来款，首先要对往来户单独设立账户，将每一笔应收款、应付款详细记录清楚。

当收款或付款时，将收到或付出的款项逐笔分配到应收款或应付款记录中进行核对，销掉应收款或应付款记录。

3.银行账

银行账因为牵涉流动资金的管理，所以管理起来较为严格，需要计算每天的收入、支出并结出余额。

另外，银行账管理还涉及银行对账业务。

（1）明细账与日记账

企业的开户银行为企业设立一本收入、支出明细账，而企业本身也有银行存款收入、支出的日记账，这两本账之间就存在着一个对账问题。

（2）银行对账

银行定期给企业发出银行对账单，企业根据对账单上银行账的收入、支出记录和自己记的银行日记账记录进行核对，将对上的记录进行核销，查找出哪些记录是银行未登账的（银行未达账）​，哪些记录是企业未登账的（企业未达账）​，并制作出未达账调节表。

（三）财务报表及财务分析

企业每个核算期末都要制作报表，上报上级单位和财政税务部门。

各类财务报表从不同角度反映企业的经营和财务状况，例如财务三大报表—资产负债表、利润表和财务状况变动表。

财务工作还能及时为企业领导提供相关的财务数据信息，如资金使用情况、企业赢利情况、资金运转情况等。

这些信息是企业领导确定企业方针、政策和决策时不可缺少的依据。财务分析工作汇总各类财务信息，通过分类整理和系统分析可以看出企业财务活动以及经营活动中存在的问题。

1. 资产负债表（Balance Sheet）

资产负债表是反映企业在某一特定日期财务状况的报表，展示了企业的资产、负债和所有者权益的结构。

说明：

• 资产负债表的基本公式为：资产 = 负债 + 所有者权益。
• 该表反映了企业在特定日期的财务状况，帮助分析企业的偿债能力和资金来源。

2. 利润表（Income Statement）

利润表是反映企业在一定会计期间经营成果的报表，展示了企业的收入、成本和利润情况。

说明：

• 利润表的基本公式为：净利润 = 营业收入 - 营业成本 - 费用 + 其他收益 - 所得税。
• 该表反映了企业在一定期间内的盈利能力。

3. 财务状况变动表（Statement of Changes in Financial Position）

财务状况变动表（现通常称为现金流量表）是反映企业在一定期间内现金流入和流出情况的报表。

说明：

• 现金流量表分为经营活动、投资活动和筹资活动三部分。
• 该表反映了企业现金的来源和用途，帮助评估企业的现金流状况。

二、 标准财务电算化的实现

(一）账务处理业务内容

账务处理业务以货币为主要计量单位，对经济活动连续、系统和全面地记录、记账、算账及报账，账务处理流程如图所示。

账务处理的主要内容有以下几个方面。

1.设置账户

账户是对会计对象的具体内容进行分类与记录的一种工具，各项经济业务按账户分门别类登记与核算。

（1）会计对象

按照企业会计准则，会计对象分为资产、负债、所有者权益、收入、费用和利润6类，被称为会计六要素。

• 资产：如现金、银行存款、应收账款、存货等。
• 负债：如应付账款、短期借款、长期借款等。
• 所有者权益：如实收资本、盈余公积、未分配利润等。
• 收入：如销售收入、服务收入等。
• 费用：如销售成本、管理费用、财务费用等。
• 利润：即企业在一定期间内的经营成果，是收入减去费用后的余额。

示例：
假设某企业购买了一台设备，支付了10万元，设备投入使用后，每月折旧1000元。这笔业务涉及以下会计要素：

• 资产：设备（固定资产）增加10万元，设备折旧累计减少1000元。
• 费用：设备折旧费用增加1000元。
• 所有者权益：如果设备是用自有资金购买，所有者权益减少10万元。

（2）会计科目

各个要素按照经济业务又可以细分为不同的账户。所有账户相互联系、相互制约，组成一个科学、完整的账户体系。

每项账户的名称就是会计科目。

例如，对于“应收账款”这个资产类账户，其会计科目名称即为“应收账款”。

示例：
设备购买业务涉及的会计科目：

• 资产类：固定资产（设备）、累计折旧。
• 费用类：折旧费用。
• 所有者权益类：实收资本（假设用自有资金购买）。

（3）账户的格式

账户的格式分为左右两方，在通常使用的借贷记账法中为借方与贷方。

示例：
以“固定资产”账户为例，其借贷记账法格式如下：

（4）账户的计算方式

账户所记录的金额内容有期初余额、本期增加发生额、本期减少发生额和期末余额，它们之间的计算关系：

期末余额=期初余额+本期增加发生额-本期减少发生额

示例：
假设“固定资产”账户期初余额为50万元，本期增加10万元（购买设备），本期减少1万元（累计折旧），则期末余额为：

期末余额 = 50 + 10 - 1 = 59万元

（5）账户的分类

账户按其所提供的资料详细程度又可以分为总分类账、明细分类账和二级账。

• 总分类账也被称为一级账户，反映会计要素各具体项目的总括资料，只用货币作为计量单位；

• 明细分类账户是根据总账核算的内容，按照管理要求对具体的项目设置的，有的还要用实物计量单位来记录实物收、发、存；

• 二级账介于总分类账与明细分类账之间，通常是为了满足管理要求而设立的，一般不进行独立核算。

因此，总分类账是对明细分类账的统驭，二级账是对其下的明细分类账的汇总。

示例：

• 总分类账：固定资产（59万元）。
• 明细分类账：设备A（30万元）、设备B（29万元）。
• 二级账：设备A的累计折旧（5万元）。

2.填制和审核记账凭证

会计凭证是证明经济活动已经发生或完成的书面证明，是明确经济责任和登记入账的依据。它分为原始凭证与记账凭证。

(1)原始凭证

原始凭证分为外来原始凭证与自制原始凭证。

示例：
购买设备时，企业收到的发票就是外来原始凭证，发票上注明设备金额为10万元。

（2）记账凭证

记账凭证按反映的业务内容分为收款凭证、付款凭证与转账凭证。

示例：
根据购买设备的业务，编制记账凭证如下：

3.登记账簿

登记账簿以凭证为依据，按照时间的顺序，既要记入总账，又要记入明细账，有的还要记入辅助账。

根据复式记账的要求，借贷记账的规则：有借必有贷，借贷必相等。

示例：
根据记账凭证登记总账和明细账：

总账：固定资产

明细账：设备A

4.对账和结账

为了保证账簿记录和会计报表数字真实可靠，将各种账簿的记录及有关实物核对清楚，做到账证相符、账账相符、账实相符，定期对账与进行财产清查。

示例：
假设期末对账时，发现总账“固定资产”余额为599,000元，明细账“设备A”和“设备B”余额合计为599,500元。经过核对，发现明细账“设备A”折旧多记了500元，调整后账账相符。

5.编制会计报表

会计报表是为了定期总括地反映经济活动与财务收支情况、考核计划与预算执行结果的一种报表，如财务三大报表—资产负债表、利润表、财务状况变动表等。

示例：
假设某企业期末编制资产负债表如下：

（二）账务处理流程

账务处理的业务流程如图所示，描述如下：
（1）根据原始凭证或原始凭证汇总表编制记账凭证；
（2）编制转账凭证；
（3）根据收款和付款凭证登记现金日记账和银行存款日记账并登记有关的明细账与辅助账，根据转账凭证登记有关的明细账与辅助账；
（4）根据记账凭证编制科目汇总表，由科目汇总表登记总账（小型企业可能在登记明细账的同时就登记总账）​；
（5）月末进行银行对账；
（6）定期（或需要时）进行轧账，即核对总账与明细账、日记账是否一致，月末进行结账处理；
（7）根据总账、明细账、相关资料编制会计报表。

根据账务处理业务与流程，下面对计算机处理过程加以分析。

1.科目设置

每个账户的名称为会计科目，会计科目按反映的经济业务内容的详细程度不同，可以分为一级科目、二级科目、三级科目及四级科目等明细科目。

会计电算系统要求设置科目编码，设置科目的级别、级长，设置每个科目的科目类型、余额方向、助记码、现金账标志、银行账标志、往来账标志等性质。

示例：

科目代码：1001
科目名称：库存现金
科目级别：一级科目
余额方向：借方
助记码：KX
现金账标志：是
银行账标志：否
往来账标志：否

例如，基准科目体系科目表如下：

2.凭证录入

大部分的记账凭证可以由原始凭证自动生成（有的会计电算系统对自动转账的凭证需进行定义）​，但由于原始凭证一般种类繁多、形式多样、不便于计算机处理，处理的依据依然是人工编制的凭证。因此，有的还要输入人工编制的记账凭证（当然，现在有些软件系统可以做到自定义原始凭证形式，可以生成记账凭证）​。

另外，财务处理涉及许多转账业务，这些转账业务可由系统自动完成。

同一凭证的不同分录、科目之间的对应关系要比较清晰，否则，如果编制比较复杂的表格（如现金流量表）​，在汇集有关账户的数据时，有时还要考虑对方科目的约束条件，因此，可以在凭证分录中增加对方科目。

示例：

凭证类型：收款凭证
凭证编号：0001
日期：2025-01-01
摘要：收到货款
借方科目：1002（银行存款） 金额：10000
贷方科目：1101（应收账款） 金额：10000

3.账户余额

账户余额与手工处理稍有不同，一般有两种方法。第一种账户余额计算公式如下：

期末余额=期初余额+本期借方发生额-本期贷方发生额

借方与贷方设置的符号不同（正、负）​，余额为正表示余额在借方，余额为负表示余额在贷方。

另外一种方法是与习惯相同，初始设置科目时，同时设置科目的余额方向（借方、贷方、两性）​，如余额方向是两性的账户，余额为正则在借方，否则在贷方。

科目：1002（银行存款）
期初余额：5000（借方）
本期借方发生额：10000
本期贷方发生额：3000
期末余额 = 期初余额 + 本期借方发生额 - 本期贷方发生额
          = 5000 + 10000 - 3000 = 12000（借方）

4.总账设置

电算化财务的总账是由明细账汇总而来，它们肯定是平衡的，总账可以动态刷新或定期汇总加入记录，计算公式如下：

年末余额=年初余额+年借方发生额-年贷方发生额

月末余额=月初余额+月借方发生额-月贷方发生额

科目：1002（银行存款）
年初余额：50000（借方）
年借方发生额：120000
年贷方发生额：80000
年末余额 = 年初余额 + 年借方发生额 - 年贷方发生额
          = 50000 + 120000 - 80000 = 90000（借方）

5.银行对账

企业和银行处理银行结算业务时，由于凭证传递的时间差，经常会出现一方已经登账，而另一方未登账的情况，即存在未达账项。未达账项有银行已收企业未收、银行已付企业未付、企业已收银行未收、企业已付银行未付4种类型。

对账后分别汇总一方已收（或已付）而另一方未收（或未付）的发生额，并根据对账单期末余额和企业银行账期末账面余额进行调整，计算如下：

银行调整后余额=对账单余额+企业已收银行未收金额-企业已付银行未付金额

企业银行账调整后余额=企业银行账账面余额+银行已收企业未收金额-银行已付企业未付金额

调整后双方余额相等，则说明银行和企业记账正确。

银行对账单余额：100000
企业银行账账面余额：98000

未达账项：
- 银行已收企业未收：2000
- 银行已付企业未付：1000

银行调整后余额 = 银行对账单余额 + 企业已收银行未收金额 - 企业已付银行未付金额
                = 100000 + 2000 - 1000 = 101000

企业银行账调整后余额 = 企业银行账账面余额 + 银行已收企业未收金额 - 银行已付企业未付金额
                       = 98000 + 2000 - 1000 = 101000

调整后双方余额相等，说明记账正确。

（三）集成化财务的实现

ERP系统的财务与单一化的财务软件的最大不同就是前者的数据集成化程度高。ERP系统处理的业务基本涵盖企业所有的经济业务，其中经济活动过程的数据来自各个业务子系统，这是集成化财务系统与单一财务系统的主要区别，也是主要优点。当然，可以根据系统进行设置，也可以单独使用财务子系统部分。以下讨论各有关子系统的哪些数据可以传递到财务子系统。

1.采购数据

采购子系统可向财务系统传递的数据有采购订单（其中包括采购数量、采购价格，可以形成用款计划，注意核对、监控采购价格）​、采购发票、采购收货单、采购费用等，在录入采购发票、采购收货单后可以自动形成应付款账（凭证）​、材料采购账（材料在途账）​、原材料账，并自动计算材料价格（平均价格等）​、材料成本。

2.销售数据

销售子系统可向财务系统传递的数据有销售合同（含数量、价格等）​、销售发票、合同出货、销售费用等。这些可以形成应收款账（凭证）​、销售收入账和销售成本等。

3.库存数据

库存子系统可向财务系统传递的数据有出入库单据、盘点数据，主要形成材料、半成品、成品的数量账、金额账。

4.工程数据

工程子系统可向财务系统传递的数据主要是标准工时（台时）定额成本，可以用于成本核算、分析。

5.生产数据

生产子系统可向财务系统传递的数据有在制品、加工工时、台时与产量的记录，主要用于成本核算和分析，同时可用于工资计算。

6.质量数据

质量子系统可向财务系统传递的数据有废品数、质量检验工时和台时等，主要用于产品质量成本核算与分析，并可以用于工资计算。

7.计划数据

计划子系统可向财务系统传递的数据有物品的投入产出计划（含数量、时间等）​，可用于财务预算管理。

8.设备数据

设备子系统可向财务系统传递的数据有设备维修与保养（计划、备件、工时、台时）数据，形成相关费用（有的计入生产成本）​。

9.人力资源数据

人力资源子系统可向财务系统传递的数据有工资级别、工资计算方法、奖励等，主要用于计算员工工资。根据集成财务系统的特点，通常又把财务管理系统分为账务管理模块、银行账管理模块、现金管理模块、固定资产管理模块、工资核算模块和成本核算模块等，各模块之间的关系如图所示。